Переходим на ЭДО

Правильное ведение и хранение документов — залог успешной работы организации с объемами ежемесячной отгрузки более 10000 тонн продукции. Но совсем не обязательно делать это в бумажном виде. Намного проще применять ЭДО, как это делаем мы в компании «АКВАДЕЗ».

Что такое ЭДО?

Под этой аббревиатурой скрывается электронный документооборот: все оригиналы необходимых документов создаются в цифровом виде на компьютере и находятся в облачном хранилище. Обмениваются ими с помощью специальной программы.

Как работает ЭДО

Схема простая, но при этом каждый документ имеет такую же юридическую силу, как и созданный на бумаге оригинал:

• создание документа отправителем, его проверка и скрепление электронной подписью;
• принятие документа получателем и при необходимости также скрепление электронной подписью.

Весь процесс занимает минимум времени.

Что нужно, чтобы начать пользоваться ЭДО

Это просто:

1. Получить в удостоверяющем центре, из списка аккредитованных на сайте Министерства цифрового развития, электронную подпись, она действительна в течение года, затем потребуется обновление;
2. Выбрать оператора ЭДО;
3. Отправляют заявку на подключение.

Производитель хлорсодержащей продукции «АКВАДЕЗ» в качестве операторов ЭДО выбрал СБИС и Диадок. Чтобы эффективно обмениваться документами с нами по ЭДО, мы предлагаем нашим партнерам подключить СБИС и Диадок и добавить нашу компанию в список контрагентов.

В системе Контур Диадок удобно обмениваться электронными документами, в том числе в 1С, так как она легко с ней интегрируется. В СБИС не только проводят документооборот, но и ведут бухгалтерию, кадровый учет, сдают отчетность через интернет.

Преимущества электронного документаоборота

Основные преимущества: 

• экономит деньги — не нужна должность делопроизводителя, курьеры для доставки документации и место для ее хранения;
• экономит время — документ находят моментально и также быстро им обмениваются;
• постоянный доступ — найти и отправить документ можно с любого компьютера, если на нем установлена индивидуальная цифровая подпись;
• конфиденциальность и безопасность — сведения доступны только лицам, отправляющим и получающим документ.